Salah satu hal penting dalam prosedur tanggap darurat adalah prosedur pemberitahuan dalam sistem komunikasi internal di rumah sakit. Kemungkinan terjadinya bencana di rumah sakit, setiap saat dapat terjadi. Keadaan darurat dalam masyarakat, bencana eksternal ataupun bencana internal rumah sakit, dapat menimbulkan gangguan dalam proses pelayanan kesehatan.
Penilaian resiko dan kesiapsiagaan terhadap bencana di rumah sakit dapat diketahui dari hasil assessment Hazard Vulnerability Analysis (HVA), yang setiap tahunnya diassessment oleh Komite K3RS. HVA adalah cara untuk menganalisa bahaya atau bencana, serta dampak dari hazard tersebut terhadap rumah sakit, baik langsung maupun tidak langsung.
Untuk dapat mengkomunikasikan bencana yang terjadi di rumah sakit kepada semua petugas, dengan tidak mengganggu kenyamanan pasien di dalam rumah sakit, maka perlu adanya pemberitahuan dengan penyebutan suatu kode yang hanya dapat dipahami oleh petugas rumah sakit secara umum dan khususnya petugas tanggap darurat di rumah sakit itu. Penggunaan penyebutan suatu kode berbeda disetiap rumah sakit, namun yang paling banyak digunakan adalah penyebutan dengan kode warna. Demikian pula jenis bencana, setiap rumah sakit memiliki jenis bencana yang tergantung situasi, lingkungan ataupun daerah dimana rumah sakit itu berada.
Berikut salah satu contoh kode bencana di rumah sakit :
1. Kode Merah
Digunakan untuk memberitahukan bahwa telah terjadi kebakaran pada salah satu lokasi di rumah sakit. Dengan penyebutan kode merah, petugas rumah sakit yang sedang berjaga diharapkan tanggap terhadap terjadinya darurat kebakaran di lingkungan rumah sakit. Petugas jaga dilokasi yang diinformasikan terjadi kode merah, akan bersiap melakukan evakuasi pasien dan fasilitas, sedangkan petugas di unit kerja lain sekitar lokasi akan bersiap membantu. Tim Keselamatan dari Struktur Organisasi Tanggap Darurat dibawah kendali Koordinator Keselamatan, Keamanan dan Pemantauan, segera menuju ke lokasi kejadian untuk membantu Tim Kode Merah di Unit Kerja yang mengalami kebakaran. Dalam standar akreditasi, pengetahuan dan ketrampilan dasar kode merah, diwajibkan untuk seluruh petugas rumah sakit.
2. Kode Biru
Kode biru digunakan untuk memberitahukan telah terjadi kegawatdaruratan medik. Ketika mendengar pemberitahuan kode biru dari pengeras suara, seketika itu juga Tim Kode Biru dari Struktur Organisasi Tanggap Darurat di bawah kendali Koordinator Medik, akan segera menuju ke lokasi kejadian dan mengambil alih bantuan yang telah dilakukan oleh petugas di lokasi kejadian. Seperti halnya kode merah, pengetahuan dan ketrampilan dasar kode biru wajib bagi seluruh petugas rumah sakit.
3. Kode Hijau
Secara umum kode hijau adalah pemberitahuan kepada petugas untuk segera melakukan evakuasi, baik untuk evakuasi manusia maupun evakuasi untuk barang atau fasilitas rumah sakit. Kode hijau terdiri dari :
- Kode hijau 1 evakuasi untuk bencana gempa
- Kode hijau 2 evakuasi untuk bencana banjir
- Kode hijau 3 evakuasi untuk bencana angin puting beliung.
Evakuasi diprioritaskan untuk pasien, rekam medis pasien yang sedang dirawat inap dan peralatan medis mayor seperti monitor, defibrilator, ventilator, infus pump, syringe pump dan lain-lain. Tujuan evakuasi adalah titik kumpul terdekat, apabila lokasi titik kumpul termasuk daerah yang aman sehingga dapat dilakukan penanganan pasien untuk sementara dan melakukan perhitungan jumlah pasien, pengunjung dan petugas.
Bila bencana terus berlanjut maka pasien akan ditampung di ruang rawat inap sesuai kriteria jenis pelayanannya. Dan apabila pasien membutuhkan penanganan lebih lanjut, namun kondisi ruangan di rumah sakit tidak memungkinkan lagi, maka evakuasi dilanjutkan ke daerah evakuasi lanjutan, yaitu rumah sakit terdekat yang aman dari bencana.
Yang juga sangat penting untuk diperhatikan pada Kode hijau ini adalah data daftar nama pasien dan petugas. Data ini digunakan untuk mengecek keberadaan pasien dan petugas di tempat evakuasi. Pastikan bahwa semua pasien dan petugas telah dievakuasi tanpa ada yang tertinggal.
4. Kode Coklat
Pemberitahuan kode coklat dimaksudkan bahwa telah terjadi pencurian di rumah sakit. Kode ini secara umum memberi sinyal kepada semua petugas rumah sakit agar senantiasa waspada terhadap keberadaan orang yang tidak dikenal di sekitarnya. Secara khusus kode coklat memberi perintah siap siaga dan waspada kepada semua Security yang bertugas saat itu. Security akan menutup pintu atau jalan keluar masuk dan memperhatikan gerak gerik setiap orang, mengamankan lokasi kejadian, memeriksa CCTV untuk upaya mengidentifikasi pelaku agar dapat menangkap pelaku pencurian.
5. Kode Ungu
Kode ungu berarti telah terjadi keributan di rumah sakit. Pemberitahuan kode ungu akan menggerakkan Security yang bertugas jaga, untuk menuju ke lokasi kejadian dan mengamankan sumber keributan.
6. Kode Pink
Kode ini berarti telah terjadi penculikan bayi. Sama seperti halnya kode coklat dan kode ungu, kode pink akan membuat semua Security yang bertugas jaga lebih waspada dan memperhatikan semua gerak gerik orang di sekitarnya. Pintu masuk keluar akan segera ditutup dan monitor CCTV akan diperiksa. Semakin cepat pemberitahuan kode pink, semakin besar kemungkinan pelaku akan tertangkap.
7. Kode Kuning
Kode kuning adalah pemberitahuan adanya ancaman bom di rumah sakit. Ancaman bom bisa melalui telepon, penemuan bom di lingkungan rumah sakit atau dibawa sendiri oleh pelaku.
Untuk ancaman melalui telepon, dianjurkan penerima telepon tetap bersikap tenang dan usahakan mencari informasi sebanyak mungkin mengenai penelepon dengan mengajaknya terus berbicara. Siapkan catatan atau rekaman dan tetap bersikap sopan terhadap si penelepon. Untuk penemuan barang yang dicurigai bom, Security harus berhati-hati. Isolasi lokasi barang yang dicurigai bom. Kemudian segera dilaporkan kepada atasan. Direktur Tanggap Darurat atas persetujuan Direktur Rumah Sakit dapat menghubungi pihak Kepolisian untuk penanganan yang lebih profesional.
8. Kode Oranye
Kode oranye memberitahukan adanya tumpahan atau kebocoran Bahan Berbahaya dan Beracun (B3). Ada banyak bahan yang digolongkan B3 dan digunakan sehari-hari di rumah sakit, namun biasanya penggunaannya dalam jumlah yang sedikit. Pemberitahuan kode oranye akan diaktivasi apabila tumpahan atau kebocoran B3 membutuhkan penanganan khusus dengan menggunakan spill kit B3, karena dapat membahayakan manusia dan lingkungan sekitarnya.
9. Kode Putih
Kode putih adalah bencana epidemik di rumah sakit. Kode putih dapat diaktivasi manakala wabah penyakit menular dalam masyarakat telah menjadi bencana epidemik sehingga mengancam kondisi kesehatan petugas rumah sakit, pasien dan pengunjung. Situasi ini sangat berpotensi mengganggu pelayanan rumah sakit akibat banyaknya petugas yang tidak bisa bekerja karena tertular.
Penetapan kode putih di rumah sakit dilaksanakan oleh Komite PPI (Pencegahan dan Pengendalian Infeksi) bersama Pimpinan rumah sakit.
Penyakit yang memenuhi kriteria untuk dinyatakan sebagai kode putih adalah :
- Memiliki jalur transmisi lewat udara
- Sangat menular
- Gejala sedang sampai berat sehingga tidak memungkinkan penderitanya bekerja dengan normal bahkan dapat menyebabkan resiko yang fatal.
Penanggulangan kode putih disesuaikan dengan prosedur penanganan wabah yang ada di Komite PPI.
10. Kode Hitam
Kode hitam merupakan suatu kode dari Instalasi Rawat Darurat (IRD) yang menyatakan bahwa jumlah pasien yang datang melebihi kapasitas IRD, baik dari segi fasilitas maupun dari segi ketenagaan. Keputusan untuk mengaktifkan kode hitam adalah kewenangan mutlak dari dokter IRD yang sedang bertugas.
Kode hitam terbagi atas :
- Multiple Casualty Incident (Kode Hitam 1), yaitu suatu keadaan dimana jumlah pasien melebihi kapasitas dari IRD, tapi masih dapat ditanggulangi dengan sumber daya rumah sakit pada saat kejadian. Pada bencana kode hitam 1, Direktur Tanggap Darurat akan mengaktifkan Struktur Organisasi Tanggap Darurat untuk membantu memobilisasi ketenagaan dan fasilitas dari unit kerja lain ke IRD.
- Mass Casualty Incident (Kode Hitam 2), merupakan suatu keadaan dimana jumlah pasien jauh melebihi kapasitas dari IRD dan tidak dapat diatasi oleh seluruh sumber daya rumah sakit pada saat kejadian. Pada bencana kode hitam 2, Direktur Rumah Sakit dapat berkoordinasi dengan Badan/Dinas terkait dan Rumah sakit terdekat untuk membantu penanggulangan bencana selanjutnya.
