Sistem manajemen K3RS merupakan bagian dari manajemen rumah sakit secara keseluruhan. Oleh karena itu untuk menerapkan sistem manajemen K3 di rumah sakit, alangkah baiknya bila kita memahami terlebih dahulu bagaimana rumah sakit sebagai sebuah lembaga. Pemahaman dasar ini sangat penting, agar pelaksanaan program-program K3RS bisa berjalan dengan dukungan penuh dari manajemen rumah sakit.
Sebagai sebuah lembaga, rumah sakit bisa dikatakan sebagai lembaga yang rumit. Rumah sakit memiliki struktur organisasi yang kompleks. Selain bekerja dalam sistem manajemen administrasi, rumah sakit juga dituntut untuk dapat mengelola sistem manajemen klinik dengan baik. Kedua sistem manajemen itu sama pentingnya dan pengelolaannya sangat mempengaruhi mutu sebuah rumah sakit.
Rumah sakit sebagai suatu lembaga pelayanan publik bersifat dinamis dan adaptif. Sistem dinamis menggambarkan sebuah sistem yang bisa berubah secara terus menerus. Sistem ini memiliki kekuatan untuk melihat fenomena masalah, tindakan memberi umpan balik pada keputusan dan kemungkinan yang dapat mengubah apa yang telah dilakukan. Sedangkan manajemen adaptif bersifat fleksibel dalam menghadapi ketidakpastian perubahan lingkungan.
Untuk lebih jelasnya, rumah sakit dapat diumpamakan sebagai sebuah kapal besar yang sedang mengangkut Bahan Berbahaya dan Beracun (B3) dan sedang mengarungi lautan luas.
Kapal besar ini sedang mengangkut B3 yang dianalogikan sebagai pasien dan keluarganya. Kita seringkali menjumpai pasien yang berada dalam keadaan sedang kesakitan, sedih dan kalut akan penyakitnya, nampak sangat emosional. Beberapa bahkan tidak segan mengancam menuntut melalui jalur hukum, bila pelayanan rumah sakit tidak sesuai dengan yang diharapkan. Sakit yang mendadak sering menyebabkan ketidaksiapan dana pada sebagian pasien, apalagi bila tidak menggunakan asuransi kesehatan. Hal ini menjadi pemicu adu mulut antara pasien/keluarga pasien dan petugas rumah sakit.
Dalam kapal ini terdapat Crew/ Anak Buah Kapal (ABK) yaitu para petugas rumah sakit. Para petugas ini kondisi mentalnya sama seperti halnya pasien dan keluarganya, kadang baik tetapi kadang emosional. Situasi tempat kerja, beban kerja, waktu kerja yang tidak sesuai standar atau aturan yang sudah disepakati, terpaksa harus dijalani, agar pelayanan rumah sakit tetap berjalan. Jumlah SDM dengan tuntutan pendidikan dan ketrampilan tertentu, turut mempengaruhi kondisi ini. Petugas rumah sakit juga harus membiasakan diri untuk dapat bekerjasama dengan berbagai tipe manusia yang seringkali memiliki budaya yang sangat jauh berbeda. Perbedaan profesi, tingkat pendidikan maupun ruangan/instalasi kerja di rumah sakit, cenderung membentuk kelompok dengan budayanya masing-masing. Hal inilah yang sering menjadi ketidakharmonisan dalam bekerja.
Keadaan dimana kapal sedang mengangkut B3 yang setiap saat dalam ancaman bisa meledak atau terbakar, seperti sedang membawa bom. Hal ini juga yang terjadi di rumah sakit. Jasa petugas yang terlambat dibayarkan, dipengaruhi oleh banyak faktor, tetapi rasa ketidaknyamanan dalam hal kesejahteraan akan mempengaruhi mental para petugas.
Kapal besar ini sedang mengarungi lautan luas dengan arus dan gelombang yang dapat terjadi setiap saat. Keadaan rumah sakitpun demikian, di mana arus globalisasi, arus reformasi maupun arus krisis mempengaruhi jalannya rumah sakit. Kadang rumah sakit dihantam gelombang dengan adanya tuntutan mutu pelayanan, tuntutan akan moralitas provider ataupun tuntutan akan fasilitas rumah sakit.
Seperti halnya kapal yang sedang berlayar di tengah lautan, ada saja aturan atau rambu-rambu yang harus ditaati. Rumah sakitpun demikian. Ada banyak aturan perundang-undangan yang harus ditaati. Regulasi rumah sakit dimulai sejak perencanaan lokasi bangunan rumah sakit, pembangunannya, persyaratan bangunan rumah sakit, kelengkapan sarana prasarana, memenuhi persyaratan SDM hingga perundangan praktek kedokteran, keperawatan dan lain sebagainya. Semua regulasi itu dimaksudkan untuk melindungi rumah sakit, namun bisa juga menjadi ranjau, baik bagi petugas maupun rumah sakit sebagai lembaga.
Agar kapal besar ini bisa terus berlayar, maka kapal ini membutuhkan bahan bakar. Demikian pula halnya rumah sakit. Dibutuhkan sejumlah anggaran untuk menjalankan operasional sebuah rumah sakit. Sekecil apapun sebuah unit kerja di rumah sakit, tetap membutuhkan dana, seringkali sebuah unit kerja lebih besar pasak daripada tiang, bahkan tidak ada sama sekali. Dibutuhkan pengelolaan keuangan yang baik agar semua kebutuhan dapat terakomodir, sehingga tidak mengurangi standar dan mempengaruhi mutu rumah sakit.
Dari semua permasalahan di atas, tentunya hanya seorang kapten kapal yang mampu memahami situasi dan kondisi dalam kapal yang bisa diharapkan menahkodai kapal tersebut hingga berlayar sampai ke tujuan. Begitu pula rumah sakit. Dibutuhkan kemampuan leadership untuk menjalankan sistem manajemen administrasi sekaligus manajemen klinik agar rumah sakit bisa tetap berjaya.
.